Guide pour les agents du CNRS

Vos déplacements

Démarche Générale


Vous :
Pour partir en mission, vous devez réaliser dans l’ordre les opérations suivantes :

1.       Réunir les éléments essentiels de votre voyage

* Date, lieu, dépenses prévisibles (frais d’inscription, taxi, etc…)

* Faire attention aux pays à risque

* Connaître les assurances, vos droits et vos obligations

2.     transmettre une demande d'ordre de mission au gestionnaire de laboratoire (10 jours avant pour la France et 1 mois pour l’Etranger).

La demande d’ordre de mission doit être remplie le plus précisément possible afin d'accélérer la saisie de l’ordre de mission.

-          Pour toute mission prévue à l'étranger (pays à risque ou non), chaque agent doit obligatoirement compléter, avant son départ, la déclaration de sa mission faite par le CNRS dans l'application SAME (Suivi des Agents en Mission à l'Etranger). Ce lien se trouve également sur le portail Simbad - rubrique Missions à l'étranger.

L’objet de la mission doit être précis : réunion de travail sur le thème xxxx avec le Professeur xxxxxx ; colloque sur le thème xxxxxx, organisé par xxxxxxxx, du xxxxxx au xxxxxx à xxxxx.

Dans le cadre d’un colloque il est nécessaire de joindre la fiche d’inscription ainsi que le programme mentionnant le détail du prix du colloque (repas, hébergement, etc…).

3.     Commander en ligne votre billet  ou/et votre chambre d’hôtel (en France uniquement)

4.     récupérer l’ordre de mission signé du directeur d’unité

Lorsque vous partez en mission, vous devez être muni d’un ordre de mission émanant de votre organisme d’appartenance ceci afin de vous couvrir sur le plan administratif et juridique au regard des accidents du travail. Partir sans ordre de mission signé dans le cadre de l’exercice de sa fonction est une faute professionnelle. Vous êtes en mission dès lors que vous quittez votre résidence administrative ou familiale pour les besoins du service avec l’accord de votre Directeur qui vous délivrera votre ordre de mission

5.     durant le séjour, utilisez votre carte Corporate (voir plus bas)

6.     Au retour de votre mission, présenter votre état de frais au gestionnaire laboratoire accompagné des pièces justificatives

Rôle du gestionnaire en laboratoire :

1        établir un ordre de mission, le faire signer et le transmettre à l’agent avant son départ

2        au retour de la mission transmettre à la délégation l’état de frais dûment complété par l’agent et signé du DU accompagné de l’ordre de mission original.

Remarques :

- il est préférable d’établir un ordre de mission tricolore pour partir à l’étranger

- pour le remboursement de vos frais, l’agent qui part en mission avec un organisme autre que son organisme d’appartenance doit en plus être muni d’un ordre de mission de cet organisme

Exemple :

*     un agent CNRS partant en mission sur des crédits université devra avoir un ordre de mission appelé sans frais CNRS et un ordre de mission université lui permettant de se faire rembourser

*     un agent CNRS partant en mission sur des crédits CNRS n’aura qu’un ordre de mission pour l’établissement

*     un agent INSERM (par exemple) partant sur des crédits CNRS devra être muni d’un ordre de mission CNRS et INSERM (sans frais)


Partir à l'étranger

PAYS A RISQUES

Pour des déplacements dans des pays dits « à risques », une demande d’avis doit obligatoirement être adressée, avant le départ en mission, par la personne habilitée à signer l’ordre de mission, au fonctionnaire de sécurité de défense du CNRS (3, rue Michel Ange à PARIS). (conseils aux voyageurs

Dés que votre ordre de mission a été validé par le directeur de l’Unité, il faut compléter la rubrique mission à l’étranger dans le portail SIMBAD (motif mission, détails, lieu d’hébergement, etc…). Cette étape est indispensable au fonctionnaire de défense, afin qu’il puisse vous donner son autorisation.

Le marché d’assurance-assistance rapatriement pour les agents en mission à l'étranger (monde - hors France métropolitaine) a été attribué à la Société ACS avec l'assisteur ALLIANZ. Le nouveau numéro de téléphone à composer dès le 1er juillet pour joindre l'assisteur en cas de sinistre est le +33 (0)1.45.16.43.81

Les bénéficiaires de cette assurance sont les personnes en mission temporaire à l’étranger ou dans les départements, régions et collectivités d’outre-mer, munies d’un ordre de mission établi et signé par les autorités compétentes du CNRS ou d’un ordre de mission signé par les autorités compétentes de l’établissement de rattachement de leur unité, lorsque celle-ci est en délégation globale de gestion. (livret Santé : missions et affectations internationales)

Une fiche pratique précisant les modalités d’exécution et les différents contacts peut être obtenue :


- soit auprès de votre gestionnaire de laboratoire (ou votre correspondant achat)


- soit auprès de la Délégation régionale du CNRS Yolande SALLENT Tél : 04 93 95 42 22  ou  Hélène BODEREAU Tél : 04 93 95 42 22)


Attention : le n° de police et les données contenues dans la fiche pratique ont un caractère confidentiel.
Ces informations, à usage strictement interne, ne peuvent faire l’objet d’une mise en ligne sur les sites Internet

 

Commander un transport ou un hôtel

TRANSPORT :

1- La commande (avion, train et voiture de location, carte d’abonnement) ou d’hébergement peut être réalisée via le site SIMBAD.

Attention : si vous n’avez pas de code d’accès au site vous pouvez en faire la demande sur Sésame (Vous devez être référencé dans RESEDA et posséder une boite mail).

Un guide sur les informations pratiques est à votre disposition sur le site :  http://www.dgdr.cnrs.fr/achats/agence/info.htm

Consulter le guide d'aide aux utilisateurs.

3 – achat d’un vol low cost

Le marché national permet d’accéder aux low costs par l’intermédiaire de FRAM. Pour ces achats, il n’est pas possible d’effectuer une pré-réservation, c’est une commande ferme et définitive (à noter les restrictions s’agissant des modifications et des annulations).

C’est la raison pour laquelle une commande en ligne auprès d’une Compagnie Low Cost est sécurisée par un code (composé de trois chiffres). Il est à la disposition des directeurs d’unités. Vous devez contacter le gestionnaire en laboratoire pour commander on-line des billets aériens auprès des Compagnies low cost.

4 - Remarques :

Le titre de transport sera émis après validation du gestionnaire du laboratoire à l’appui de la demande d’ordre de mission.

Note concernant les voyages à Cuba.

Pour tout problème SIMBAD, merci d'utiliser l'adresse : referents-missionssimbad.dr20@dr20.cnrs.fr

 

Carte Corporate

La carte Corporate est une carte de crédit internationale personnelle à débit différé (45 jours à partir du 25 du mois) sur votre compte bancaire ou postal habituel, vous permettant de payer certaines dépenses liées aux missions (frais d’hébergement et de restauration, frais d’inscription, frais de réception, frais annexes de transport, etc.)

Exemple : une dépense payée le 15 septembre 2010 sera débitée sur votre compte personnel le 10 novembre 2010.

En tant que titulaire de cette carte, vous êtes responsable de son utilisation, de sa conservation ainsi que de son code secret.

A quoi sert la carte Corporate ? A payer certaines dépenses liées aux missions : Frais d’hébergement et de restauration (le remboursement en est effectué dans la limite des plafonds réglementaires) et autres dépenses annexes. La carte Corporate peut être utilisée pour régler les trajets occasionnels sur le lieu de mission (exemple : vols intérieurs, taxi, etc)

A compter du 1er janvier 2010, l'utilisation de la carte Corporate par les missionnaires pour les transactions relatives à l'hébergement leur permet de bénéficier des mêmes modalités de prises en charge des frais d'hébergement que dans le cadre du marché, à savoir, en Île-de-France 110 euros par nuitée (120 euros pour les chambres "double"), et hors Île-de-France 90 euros par nuitée (110 euros pour les chambres "double").

 

Comment se procurer la carte corporate

1. complétez et signez l'imprimé type de formulaire de demande de carte corporate et l’autorisation du Directeur d’Unité

2. adressez votre dossier accompagné d’une copie de votre carte d’identité et d’un RIB à la Délégation Régionale, à l’attention de Monsieur Serge DUPONT.

3. Vous recevrez un avis de mise à disposition pour retirer votre carte en main propre à la Délégation. Aucun envoi par la poste de la carte ne peut être fait.

Contact : vous pouvez vous adresser à Monsieur Serge DUPONT au 04 93 95 42 22

REMARQUE : les frais d’inscription peuvent être payés par Carte achat du laboratoire.

Suivi des opérations en ligne

La BNP Paribas propose un service de consultation en ligne de vos opérations.

Une fois votre carte et votre code secret reçus, l'inscription à ce service se fait directement en ligne sur le site Cartes Entreprise via la rubrique "Pour vous inscrire" de la page d'accueil du site BNP PARIBAS.

Indiquer votre identité, le code postal d'envoi de vos relevés d'opérations, votre numéro de carte et facultativement votre adresse e-mail.
Indiquer également le numéro d'abonné ou identifiant que vous désirez utiliser pour vos futures connexions au site.
Après inscription au site Cartes Entreprise, vous recevrez par courrier dans les jours qui suivent (environ une semaine) ses codes d'accès (identifiant et mot de passe) pour accéder à votre espace sécurisé.

Encore des questions : FAQ du site

Etat de frais

Modalités

Dès votre retour de mission vous devez :

1 - remplir et signer un état de frais.

2 – le transmettre au gestionnaire laboratoire accompagné des pièces justificatives et de l’ordre mission original.

3 – le gestionnaire transmet le dossier complet après signature du Directeur d’Unité à la Délégation Régionale pour liquidation et mise en paiement.

4 – remarque : les agents détenant une carte Corporate doivent transmettre un relevé BNP Parisbas pour justifier le paiement des factures d’hôtel.

Avance sur mission

 Compte tenu de l’existence d’un marché national pour le transport et l’hébergement, de la carte Corporate, le versement d’avances sur mission doit  être exceptionnel.

Toutefois pour les missions à l’étranger (exemple : pas de carte Corporate, mission de plus de 2 mois, etc…) et pour l’accueil d’étrangers en France, une demande d'avance peut être formulée auprès du gestionnaire du laboratoire.

Cette demande est transmise pour accord à l’Agent comptable de la Délégation Régionale, accompagné d’un justificatif d’hébergement à titre onéreux. L’avance est versée environ une semaine avant votre départ et correspond à 75% des indemnités journalières (nuits + repas selon les barèmes des indemnités du pays).

Cette avance doit être régularisée dés votre retour de mission sans dépasser un délai maximal de 2 mois.

Le CNRS ne fait pas l’avance sur les frais de transport car il a passé une convention avec une agence de voyage.

Convocation de l'Administration Centrale

FMCAC

- Pour les réservations transport et hébergement choisir dans simbad « VALIDCAC »

- Afin que les services de la délégation puissent valider les demandes de réservations, il est nécessaire de transmettre la convocation « valant ordre de mission » à l'adresse valid.cac@dr20.cnrs.fr . Les courriers électroniques ne constituent pas une convocation

- Transmettre l’état de frais, la convocation originale, les justificatifs originaux (billets, facture d’hôtel, éventuellement attestation hébergement ou relevé carte corporate, etc…) à la Délégation Régionale

Définition : les missions sur convocation de l'administration centrale du CNRS sont des missions effectuées dans l’intérêt général de l’établissement à la suite d’une convocation signée par une autorité de l’administration centrale du CNRS ayant pouvoir de convoquer, quel que soit le lieu de la réunion

- Les autorités pouvant émettre des convocations au titre de l’administration centrale sont les instituts et les directions, DRH, SGCN qui précisent pour chacune d’entre elles les codes équipes.

- Ne sont pas couverts par les FMCAC les frais de déplacements :

o des responsables de l’institut (DI, DAS, DAA, chargés de mission) dans les structures internes du CNRS, notamment pour les dialogues de gestion
o dans le cadre des actions, projets ou programmes de l’institut.

Attention : pour les agents du CNRS appelés à se déplacer pour se présenter aux épreuves d’admissibilité et d’admission d’un même concours ou d’une sélection professionnelle, peuvent voir pris en charge leurs frais de transport dans la limite d’un voyage aller-retour par année civile (article 6 du décret).
les frais d’hébergement ne sont pas pris en charge sur les crédits CNRS.